Sturen op voortgang en resultaten

Doel

Monitoring en Evaluatie (M&E) kan in het algemeen in drie fasen worden onderscheiden:

• Ex ante
• Tijdens de uitvoering
• Ex post

De ex ante inschatting van effecten van de regionale maatregelen vindt plaats als onderdeel van de onderbouwing voor het selecteren van maatregelen. Met de ex ante inschatting wordt bepaald of maatregelen voldoende kosteneffectief zijn om uit te voeren.

Daarnaast is M&E noodzakelijk om tijdens de uitvoering van een maatregel te kunnen bijsturen; het is immers van belang om te weten of de gestelde doelen gehaald zullen worden. Dit geldt voor zowel regionaal gestelde doelen als nationale beleidsdoelen. Ook is het van belang om te kunnen leren van de ervaringen tijdens de uitvoering van de maatregel. Deze leerervaringen kunnen worden uitgewisseld met andere regio’s, mits de methodieken vergelijkbaar zijn.

Met de ex post uitkomsten van M&E kunnen bestuurders in regio’s en van het rijk worden geïnformeerd en kan politieke verantwoording aan de Tweede Kamer worden afgelegd. Bovendien kunnen de resultaten en leerervaringen worden gebruikt voor toekomstige beleidsontwikkeling.

Vragen

• Lopen maatregelen voor, gelijk, of achter op de planning?
• Is het gehele budget nog nodig? Gebruikt de maatregel het gehele budget? Is er geld over of is er juist een tekort?
• Zijn er tussentijdse resultaten, en zijn deze gelijk aan de vooraf bepaalde ambitie?
• Hoe kan er tijdig bijgestuurd worden?
• Welke leerervaringen kunnen worden vastgesteld?

Uitkomst

Succesvolle sturing zorgt ervoor dat de overkoepelende doelstellingen van het programma gehaald kunnen worden binnen een bepaalde tijd en een bepaald budget. Aan projecten die achterlopen (qua planning of effecten) kan extra aandacht besteed worden, of de aanpak kan bijgestuurd worden. Projecten die bijzonder succesvol blijken te zijn, kunnen eventueel uitgebreid worden.

Tips

In de bijsturing kan onderscheid worden gemaakt naar verschillende fasen in het project:

• Voorbereidingsfase: in deze fase kunnen problemen in de voortgang te maken hebben met het ontbreken van voldoende capaciteit in de projectorganisatie of met vertragingen die verband houden met wettelijke of planningsprocedures.
• Uitvoering: tijdens de uitvoering van een maatregel kan het aantal deelnemers achterblijven bij de doelstelling. Ook kan het gedrag van deelnemers achterblijven. In het eerste geval zal onderzocht moeten worden of de doelgroep voor de maatregel beter in kaart gebracht kan worden en of het wervingsplan aangepast moet worden. In het tweede geval kan het toepassen van gedragsprincipes, zoals het geven van op maat gemaakte feedback aan de deelnemers, helpen om de resultaten te verbeteren.

Er zijn meerdere mogelijkheden om bij te sturen:

• Het uitvoeren van risico analyses kan bijdragen aan meer inzicht in de belangrijkste risico’s van een maatregel. Zo kun je de juiste beheersmaatregelen opstellen.
• Het toepassen van gedragsprincipes in de vormgeving van een maatregel kan maatregelen effectiever maken. Hierbij gaat het vooral om aspecten op het gebied van marketing en communicatie in de richting van (potentiële) deelnemers en belangrijke stakeholders in het betreffende gebied.
• Ervaringen van vergelijkbare projecten in andere regio’s kunnen in sommige gevallen worden overgenomen. Hierbij moet wel de kanttekening worden geplaatst dat elke maatregel maatwerk is.

Hulpmiddelen

• Het is belangrijk om in één brondocument informatie te verzamelen over maatregeltype, financiën, voortgang en beoogde en behaalde effecten. Deze lijst kan worden gebruikt in periodieke voortgangsgesprekken. Dit document is een concreet handvat voor alle partijen om de voortgang en effecten in kaart te brengen, ook omdat hiaten direct duidelijk worden.
• Het is verstandig om een aanspreekpunt te hebben die projectleiders ondersteunt bij het opzetten en uitvoeren van de monitoring en evaluatie. Zo staan de projectleiders er niet alleen voor.
• In het geval van een gebiedsprogramma is het essentieel dat voortgangsoverzichten op uniforme wijze worden ingevuld. Zo kunnen leerervaringen en kennis worden uitgewisseld met andere regio’s of andere projectleiders en kunnen alle resultaten worden samengevoegd op het landelijke programmaniveau.